Informativo Público de Segurança da Informação (PSI)

A Política de Segurança da Informação, também referida como PSI, é o documento que orienta e estabelece as diretrizes corporativas da EZ para a proteção dos ativos de informação e a prevenção de responsabilidade legal para todos os usuários. Deve, portanto, ser cumprida e aplicada em todas as áreas da instituição. A presente PSI está baseada nas recomendações propostas pela norma ABNT NBR ISO/IEC 27002:2005, reconhecida mundialmente como um código de prática para a gestão da segurança da informação, bem como está de acordo com as leis vigentes em nosso país, especialmente a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD. Com a intenção de aumentar a segurança da infraestrutura tecnológica, visando a orientação de nossos colaboradores e clientes para a utilização dos ativos de tecnologia da informação disponibilizados.

Através deste Informativo, viemos comunicar ao Mercado as nossas melhores práticas de Segurança da Informação para garantir a disponibilidade, integridade e confidencialidade da informação.

Objetivos

Estabelecer diretrizes que permitam aos colaboradores, usuários e clientes da EZ seguirem padrões de comportamento relacionados à segurança da informação adequados às necessidades de negócio e de proteção legal da EZ, da Cliente e do usuário. 

Nortear a definição de normas e procedimentos específicos de segurança da informação, bem como a implementação de controles e processos para seu atendimento. Preservar as informações da EZ, da cliente e do usuário quanto à:

• Integridade: garantia de que a informação seja mantida em seu estado original, visando protegê-la, na guarda ou transmissão, contra alterações indevidas, intencionais ou acidentais.
• Confidencialidade: garantia de que o acesso à informação seja obtido somente por pessoas autorizadas.
• Disponibilidade: garantia de que os usuários autorizados obtenham acesso à informação e aos ativos correspondentes sempre que necessário.

Aplicações da PSI

As diretrizes aqui estabelecidas deverão ser seguidas por todos os colaboradores, bem como os prestadores de serviço vinculados à EZ, e se aplicam à informação em qualquer meio ou suporte.

Com relação aos clientes e usuários de clientes da EZ, além das presentes disposições, ainda serão consideradas as disposições especiais e individuais porventura firmadas entre EZ e a cliente.

Esta política dá ciência a cada colaborador da EZ de que os ambientes, sistemas, computadores e redes da EZ poderão ser monitorados e gravados, com prévia informação, conforme previsto nas leis brasileiras. É também obrigação de cada colaborador se manter atualizado em relação a esta PSI e aos procedimentos e normas relacionadas, buscando orientação do seu gestor ou do responsável pelo setor de TI sempre que não estiver absolutamente seguro quanto à aquisição, uso e/ou descarte de informações.

Princípios da PSI

Toda informação produzida ou recebida pelos colaboradores como resultado da atividade profissional contratada pela EZ pertence à referida instituição ou aos seus clientes, conforme cada caso. As exceções devem ser explícitas e formalizadas em contrato entre as partes.

Os equipamentos de informática e comunicação, sistemas e informações são utilizados pelos colaboradores para a realização das atividades profissionais. O uso pessoal dos recursos é permitido desde que não prejudique o desempenho dos sistemas e serviços.

A EZ, por meio do setor de TI, poderá registrar todo o uso dos sistemas e serviços, visando garantir a disponibilidade e a segurança das informações utilizadas.

Requisitos da PSI

Para a uniformidade da informação, a PSI deverá ser comunicada a todos os colaboradores, fornecedores, clientes e usuários da EZ a fim de que a política seja cumprida dentro e fora da EZ.

Deverá haver um comitê multidisciplinar responsável pela gestão da segurança da informação, doravante designado como Comitê de Segurança da Informação.

Tanto a PSI quanto as normas deverão ser revistas e atualizadas no mínimo anualmente e sempre que algum fato relevante ou evento motive sua revisão antecipada, conforme análise e decisão do Comitê de Segurança.

Deverá constar em todos os contratos da EZ com terceiros, sejam fornecedores, parceiros, clientes, autônomos, entre outras formas de contratação existentes, o anexo de Acordo de Confidencialidade ou Cláusula de Confidencialidade, como condição imprescindível para que possa ser concedido o acesso aos ativos de informação disponibilizados pela ou à organização.

A responsabilidade em relação à segurança da informação deve ser comunicada na fase de contratação dos colaboradores, fornecedores, parceiros, clientes, autônomos, entre outras formas de contratação existentes. Todos estes agentes devem ser orientados sobre procedimentos de segurança, bem como o uso correto dos ativos, a fim de reduzir possíveis riscos. Os colaboradores devem assinar um termo de responsabilidade.

Todo incidente que afete a segurança da informação deverá ser comunicado inicialmente ao setor de TI e, se julgar necessário, deverá encaminhar posteriormente ao Comitê de Segurança da Informação para análise.

Um plano de contingência e a continuidade dos principais sistemas e serviços deverão ser implantados e testados no mínimo anualmente, visando reduzir riscos de perda de confidencialidade, integridade e garantindo assim a continuidade dos negócios.

Todos os requisitos de segurança da informação, incluindo a necessidade de planos de contingência, devem ser identificados na fase de levantamento de escopo de um projeto ou sistema, e justificados, acordados, documentados, implantados e testados durante a fase de execução.

Deverão ser criados e instituídos controles apropriados, trilhas de auditoria ou registros de atividades, em todos os pontos e sistemas em que a instituição julgar necessário para reduzir os riscos dos seus ativos de informação como, por exemplo, nas estações de trabalho, notebooks, nos acessos à internet, no correio eletrônico, e nos sistemas.

A EZ exonera-se de toda e qualquer responsabilidade decorrente do uso indevido, negligente ou imprudente dos recursos e serviços concedidos aos seus colaboradores, reservando-se o direito de analisar dados e evidências para obtenção de provas a serem utilizadas nos processos investigatórios, bem como adotar as medidas legais cabíveis.

Esta PSI será implementada na EZ por meio de procedimentos específicos, obrigatórios para todos os colaboradores, clientes, parceiros e fornecedores, independentemente do nível hierárquico ou função na EZ, bem como de vínculo empregatício ou prestação de serviço.

O não cumprimento dos requisitos previstos nesta PSI e das Normas de Segurança da Informação acarretará violação às regras internas da organização e sujeitará o usuário às medidas administrativas e legais cabíveis.

Das Responsabilidades Específicas

1 – Dos Colaboradores e Fornecedores em Geral da EZ

Entende-se por colaborador toda e qualquer pessoa física, contratada CLT ou prestadora de serviço, considerado como fornecedor de serviços, por intermédio de pessoa jurídica ou não, que exerça alguma atividade dentro ou fora da instituição.

Será de inteira responsabilidade de cada colaborador, todo prejuízo ou dano que vier a sofrer ou causar a EZ e/ou a terceiros, em decorrência da não obediência às diretrizes e normas aqui referidas.

2 – Dos Colaboradores da EZ em Regime de Exceção (Temporários)

Devem entender os riscos associados à sua condição especial e cumprir rigorosamente o que está previsto no aceite concedido pelo Comitê de Segurança da Informação.

A concessão poderá ser revogada a qualquer tempo se for verificado que a justificativa de motivo de negócio não mais compensa o risco relacionado ao regime de exceção ou se o colaborador que o recebeu não estiver cumprindo as condições definidas no aceite.

3 – Dos Gestores de Pessoas e/ou Processos da EZ

Ter postura exemplar em relação à segurança da informação, servindo como modelo de conduta para os colaboradores sob a sua gestão.

Atribuir aos colaboradores, na fase de contratação e de formalização dos contratos individuais de trabalho, de prestação de serviços ou de parceria, a responsabilidade do cumprimento da PSI da EZ.

Exigir dos colaboradores a assinatura do Termo de Compromisso e Ciência, assumindo o dever de seguir as normas estabelecidas, bem como se comprometendo a manter sigilo e confidencialidade, mesmo quando desligado, sobre todos os ativos de informações da EZ, incluindo-se os dados pessoais que tiver tratado durante a sua função profissional.

Antes de conceder acesso às informações da organização, exigir a assinatura do Acordo de Confidencialidade dos colaboradores casuais e prestadores de serviços que não estejam cobertos por um contrato existente, por exemplo, durante a fase de levantamento para apresentação de propostas comerciais.

Adaptar as normas, os processos, procedimentos e sistemas sob sua responsabilidade para atender a esta PSI.

4 – Dos Custodiantes da Informação da EZ

4.1 – Da Área de Tecnologia da Informação

Testar a eficácia dos controles utilizados e informar aos gestores os riscos residuais. Acordar com os gestores o nível de serviço que será prestado e os procedimentos de resposta aos incidentes.

Configurar os equipamentos, ferramentas e sistemas concedidos aos colaboradores com todos os controles necessários para cumprir os requerimentos de segurança estabelecidos por esta PSI.

Os administradores e operadores dos sistemas computacionais podem, pela característica de seus privilégios como usuários, acessar os arquivos e dados de outros usuários. No entanto, isso só será permitido quando for necessário para a execução de atividades operacionais sob sua responsabilidade como, por exemplo, a manutenção de computadores, a realização de cópias de segurança, auditorias ou testes no ambiente.

Segregar as funções administrativas e operacionais a fim de restringir ao mínimo necessário os poderes de cada indivíduo e eliminar, ou ao menos reduzir, a existência de pessoas que possam excluir os logs e trilhas de auditoria das suas próprias ações.

Garantir segurança especial para sistemas com acesso público, fazendo guarda de evidências que permitam a rastreabilidade para fins de auditoria ou investigação.

Gerar e manter as trilhas para auditoria com nível de detalhe suficiente para rastrear possíveis falhas e fraudes. Para as trilhas geradas e/ou mantidas em meio eletrônico, implantar controles de integridade para torná-las juridicamente válidas como evidências.

Administrar, proteger e testar as cópias de segurança dos programas e dados relacionados aos processos críticos e relevantes para a EZ.

Implantar controles que gerem registros auditáveis para retirada e transporte de mídias das informações custodiadas pela TI, nos ambientes totalmente controlados por ela.

O gestor da informação deve ser previamente informado sobre o fim do prazo de retenção, para que tenha a alternativa de alterá-lo antes que a informação seja definitivamente descartada pelo custodiante.

Quando ocorrer movimentação interna dos ativos de TI, garantir que as informações de um usuário não serão removidas de forma irrecuperável antes de disponibilizar o ativo para outro usuário.

Planejar, implantar, fornecer e monitorar a capacidade de armazenagem, processamento e transmissão necessários para garantir a segurança requerida pelas áreas de negócio.

Atribuir cada conta ou dispositivo de acesso a computadores, sistemas, bases de dados e qualquer outro ativo de informação a um responsável identificável como pessoa física, sendo que:

• Os usuários (logins) individuais de funcionários serão de responsabilidade do próprio funcionário.
• Os usuários (logins) de terceiros serão de responsabilidade do gestor da área contratante.

Proteger continuamente todos os ativos de informação da EZ contra código malicioso, e garantir que todos os novos ativos só entrem para o ambiente de produção após estarem livres de código malicioso e/ou indesejado.

Garantir que não sejam introduzidas vulnerabilidades ou fragilidades no ambiente de produção da EZ em processos de mudança, sendo ideal a auditoria de código e a proteção contratual para controle e responsabilização no caso de uso de terceiros.

Definir as regras formais para instalação de software e hardware em ambiente de produção corporativo, exigindo o seu cumprimento dentro da EZ.

Realizar auditorias periódicas de configurações técnicas e análise de riscos.

Responsabilizar-se pelo uso, manuseio, guarda de assinatura e certificados digitais.

Garantir, da forma mais rápida possível, com solicitação formal, o bloqueio de acesso de usuários por motivo de desligamento da EZ, incidente, investigação ou outra situação que exija medida restritiva para fins de resguardar os ativos da EZ.

Garantir que todos os servidores, estações e demais dispositivos com acesso à rede da EZ operem com o relógio sincronizado com os servidores de tempo oficiais do governo brasileiro.

Monitorar o ambiente de TI, gerando indicadores e históricos de:

• uso da capacidade instalada da rede e dos equipamentos;
• tempo de resposta no acesso à internet e aos sistemas críticos da EZ;
• períodos de indisponibilidade no acesso à internet e aos sistemas críticos da EZ;
• incidentes de segurança (vírus, trojans, furtos, acessos indevidos, e assim por diante);
• atividade de todos os colaboradores durante os acessos às redes externas, inclusive internet (por exemplo: sites visitados, e-mails recebidos/enviados, upload/download de arquivos, entre outros);

4.2 – Da Área de Segurança da Informação da EZ

Propor as metodologias e os processos específicos para a segurança da informação, como avaliação de risco e sistema de classificação da informação.

Propor e apoiar iniciativas que visem à segurança dos ativos de informação da EZ

Publicar e promover as versões da PSI e as Normas de Segurança da Informação aprovadas pelo Comitê de Segurança da Informação.

Promover a conscientização dos colaboradores em relação à relevância da segurança da informação para o negócio da EZ, mediante campanhas, palestras, treinamentos e outros meios de endomarketing.

Apoiar a avaliação e a adequação de controles específicos de segurança da informação para novos sistemas ou serviços.

Analisar criticamente incidentes em conjunto com o Comitê de Segurança da Informação.

Apresentar as atas e os resumos das reuniões do Comitê de Segurança da Informação, destacando os assuntos que exijam intervenção do próprio comitê ou de outros membros da diretoria.

Manter comunicação efetiva com o Comitê de Segurança da Informação sobre assuntos relacionados ao tema que afetem ou tenham potencial para afetar a EZ.

Buscar alinhamento com as diretrizes corporativas da instituição.

4.3 – Do Comitê de Segurança da Informação da EZ

Deve ser formalmente constituído por colaboradores chave, indicados pela gerência ou coordenação, nomeados para participar do grupo pelo período de um ano prorrogável.

A composição mínima deve incluir um colaborador de cada uma das áreas: TI, RH, Gerência, jurídico, porém é recomendado que tenhamos um representante de cada setor.

Deverá o CSI reunir-se formalmente pelo menos uma vez a cada seis meses. Reuniões adicionais devem ser realizadas sempre que for necessário deliberar sobre algum incidente grave ou definição relevante para a EZ.

O CSI poderá utilizar especialistas, internos ou externos, para apoiarem nos assuntos que exijam conhecimento técnico específico.

Cabe ao CSI:

• propor investimentos relacionados à segurança da informação com o objetivo de reduzir mais os riscos;
• propor alterações nas versões da PSI e a inclusão, a eliminação ou a mudança de normas complementares;
• avaliar os incidentes de segurança e propor ações corretivas;
• definir as medidas cabíveis nos casos de descumprimento da PSI e/ou das Normas de Segurança da Informação complementares.

5 – Do Monitoramento e da Auditoria do Ambiente

Para garantir as regras mencionadas nesta PSI, a EZ poderá:

• implantar sistemas de monitoramento nas estações de trabalho, servidores, correio eletrônico, conexões com a internet, dispositivos móveis ou wireless e outros componentes da rede ‒ a informação gerada por esses sistemas poderá ser usada para identificar usuários e respectivos acessos efetuados, bem como material manipulado;
• tornar públicas as informações obtidas pelos sistemas de monitoramento e auditoria, no caso de exigência judicial, solicitação do gerente (ou superior) ou por determinação do Comitê de Segurança da Informação;
• realizar, a qualquer tempo, inspeção física nas máquinas de sua propriedade;
• instalar sistemas de proteção, preventivos e detectáveis, para garantir a segurança das informações e dos perímetros de acesso.

 6 – Correio Eletrônico Da EZ

O objetivo desta norma é informar aos colaboradores da EZ quais são as atividades permitidas e proibidas quanto ao uso do correio eletrônico corporativo.

O uso do correio eletrônico da EZ é para fins corporativos e relacionados às atividades do colaborador usuário dentro da instituição. A utilização desse serviço para fins pessoais não é permitida.

Para comunicações com cliente deve ser dada preferência aos sistemas de atendimentos ERP sempre que possível. Toda a comunicação oficial para clientes externos é feita pelo comercial / marketing / financeiro.

Acrescentamos que é proibido aos colaboradores o uso do correio eletrônico da EZ para:

• enviar mensagens não solicitadas para múltiplos destinatários, exceto se relacionadas a uso legítimo da instituição;
• enviar mensagem por correio eletrônico pelo endereço de seu departamento ou usando o nome de usuário de outra pessoa ou endereço de correio eletrônico que não esteja autorizado a utilizar;
• enviar qualquer mensagem por meios eletrônicos que torne seu remetente e/ou a EZ ou suas unidades vulneráveis a ações civis ou criminais;
• divulgar informações não autorizadas ou imagens de tela, sistemas, documentos e afins sem autorização expressa e formal concedida pelo proprietário desse ativo de informação;
• falsificar informações de endereçamento, adulterar cabeçalhos para esconder a identidade de remetentes e/ou destinatários, com o objetivo de evitar as punições previstas;
• produzir, transmitir ou divulgar mensagem que:
• contenha qualquer ato ou forneça orientação que conflite ou contrarie os interesses da EZ;
• contenham ameaças eletrônicas, como: spam, mail bombing, vírus de computador;
• contenha arquivos com código executável (.exe, .com, .bat, .pif, .js, .vbs, .hta, .src, .cpl, .reg, .dll, .inf) ou qualquer outra extensão que represente um risco à segurança;
• vise obter acesso não autorizado a outro computador, servidor ou rede;
• vise interromper um serviço, servidores ou rede de computadores por meio de qualquer método ilícito ou não autorizado;
• vise burlar qualquer sistema de segurança;
• vise vigiar secretamente ou assediar outro usuário;
• vise acessar informações confidenciais sem explícita autorização do proprietário;
• vise acessar indevidamente informações que possam causar prejuízos a qualquer pessoa;
• inclua imagens criptografadas ou de qualquer forma mascaradas;
• tenha conteúdo considerado impróprio, obsceno ou ilegal;
• seja de caráter calunioso, difamatório, degradante, infame, ofensivo, violento, ameaçador, pornográfico entre outros;
• contenha perseguição preconceituosa baseada em sexo, raça, incapacidade física ou mental ou outras situações protegidas;
• tenha fins políticos locais ou do país (propaganda política);
• inclua material protegido por direitos autorais sem a permissão do detentor dos direitos.

As mensagens de correio eletrônico sempre deverão incluir assinatura conforme padrão disponibilizado.

7 – Internet

Todas as regras atuais da EZ visam basicamente o desenvolvimento de um comportamento eminentemente ético e profissional do uso da internet. Embora a conexão direta e permanente da rede corporativa da instituição com a internet ofereça um grande potencial de benefícios, ela abre a porta para riscos significativos para os ativos de informação.

Qualquer informação que é acessada, transmitida, recebida ou produzida na internet pelos colaboradores da EZ está sujeita a divulgação e auditoria. Portanto, a EZ, em total conformidade legal, reserva-se o direito de monitorar e registrar todos os acessos a ela.

Os equipamentos, tecnologia e serviços fornecidos para o acesso à internet são de propriedade da instituição, que pode analisar e, se necessário, bloquear qualquer arquivo, site, correio eletrônico, domínio ou aplicação armazenados na rede/internet, estejam eles em disco local, na estação ou em áreas privadas da rede, visando assegurar o cumprimento de sua Política de Segurança da Informação.

A EZ, ao monitorar a rede interna, pretende garantir a integridade dos dados e programas. Toda tentativa de alteração dos parâmetros de segurança, por qualquer colaborador, sem o devido credenciamento e a autorização para tal, será julgada inadequada e os riscos relacionados serão informados ao colaborador e ao respectivo gestor. O uso de qualquer recurso para atividades ilícitas poderá acarretar as ações administrativas e as penalidades decorrentes de processos civil e criminal, sendo que nesses casos a instituição cooperará ativamente com as autoridades competentes.

A internet disponibilizada pela instituição aos seus colaboradores, independentemente de sua relação contratual, pode ser utilizada para fins pessoais, desde que não prejudique o andamento dos trabalhos.

Como é do interesse da EZ que seus colaboradores estejam bem-informados, o uso de sites de notícias ou de serviços, por exemplo, é aceitável, desde que não perturbe o bom andamento dos trabalhos nem implique conflitos de interesse com os seus objetivos de negócio.

Somente os colaboradores que estão devidamente autorizados a falar em nome da EZ para os meios de comunicação poderão manifestar-se, seja por e-mail, entrevista on-line, podcast, redes sociais, seja por documento físico, entre outros.

Apenas os colaboradores autorizados pela instituição poderão copiar, captar, imprimir ou enviar imagens da tela para terceiros, devendo atender à norma interna de uso de imagens, à Lei de Direitos Autorais, à proteção da imagem garantida pela Constituição Federal e demais dispositivos legais.

É proibida a divulgação e/ou o compartilhamento indevido de informações da área administrativa em listas de discussão, sites ou comunidades de relacionamento, salas de bate-papo ou chat, comunicadores instantâneos ou qualquer outra tecnologia correlata que venha surgir na internet.

Os colaboradores com acesso à internet poderão fazer o download (baixar) somente de programas ligados diretamente às suas atividades da EZ e deverão providenciar o que for necessário para regularizar a licença e o registro desses programas, desde que autorizados pelo setor de TI.

Os colaboradores não poderão em hipótese alguma utilizar os recursos da EZ para fazer o download ou distribuição de software ou dados

pirateados, atividade considerada delituosa de acordo com a legislação nacional. Em caso de dúvida se o software é permitido o colaborador deve consultar a equipe de TI.

Como regra geral, materiais de cunho sexual não poderão ser expostos, armazenados, distribuídos, editados, impressos ou gravados por meio de qualquer recurso. Caso seja necessário, grupos de segurança deverão ser criados para viabilizar esse perfil de usuário especial e seus integrantes definidos pelos respectivos gestores.

Colaboradores com acesso à internet não poderão efetuar upload (envio) de qualquer arquivo pessoal, sem expressa autorização do responsável pelo software ou pelos dados.

Os colaboradores não poderão utilizar os recursos da EZ para deliberadamente propagar qualquer tipo de vírus, worm, cavalo de troia, spam, assédio, perturbação ou programas de controle de outros computadores.

O acesso a softwares peer-to-peer (BitTorrent e afins) não serão permitidos. Já os serviços de streaming (rádios online, canais de broadcast e afins) serão permitidos com uso moderado. Os canais oficiais de comunicação são chat hangouts, gmail, email corporativo, e telefonia corporativa. Porém, são aceitos outros canais como whatsApp, etc. Não é permitido acesso a sites de proxy, assim como deep web.

 8 – Identificação

Os dispositivos de identificação e senhas protegem a identidade do colaborador e/ou usuário, evitando e prevenindo que uma pessoa se faça passar por outra perante a EZ e/ou terceiros.

O uso dos dispositivos e/ou senhas de identificação de outra pessoa constitui crime tipificado no Código Penal Brasileiro (art. 307 – falsa identidade).

Tal norma visa estabelecer critérios de responsabilidade sobre o uso dos dispositivos de identificação e deverá ser aplicada a todos os colaboradores.

Todos os dispositivos de identificação utilizados na EZ, como o número de registro do colaborador, as identificações de acesso aos sistemas, os certificados e assinaturas digitais e os dados biométricos têm de estar associados a uma pessoa física e atrelados inequivocamente aos seus documentos oficiais reconhecidos pela legislação brasileira.

O usuário, vinculado a tais dispositivos identificadores, será responsável pelo seu uso correto perante a instituição e a legislação (cível e criminal).

Todo e qualquer dispositivo de identificação pessoal, portanto, não poderá ser compartilhado com outras pessoas em nenhuma hipótese.

Se existir login de uso compartilhado por mais de um usuário, a responsabilidade perante a EZ e a legislação (cível e criminal) será dos usuários que dele se utilizarem. Somente se for identificado conhecimento ou solicitação do gestor de uso compartilhado ele deverá ser responsabilizado.

É proibido o compartilhamento de login.

O Departamento de Recursos Humanos (Pessoas & Cultura) da EZ é o responsável pela emissão e pelo controle dos documentos físicos de identidade dos colaboradores da EZ.

O setor de TI da EZ responde pela criação da identidade lógica dos colaboradores na instituição, nos termos do Procedimento para Gerenciamento de Contas de Grupos e Usuários. A cliente responde pela criação da identidade lógica dos usuários vinculados à sua conta.

Devem ser distintamente identificados os visitantes, estagiários, empregados temporários, empregados regulares e prestadores de serviços, sejam eles pessoas físicas e/ou jurídicas. Ao realizar o primeiro acesso ao ambiente de rede local, o usuário deverá trocar imediatamente a sua senha conforme as orientações apresentadas.

Os usuários que não possuem perfil de administrador deverão ter autenticação de senha preferencialmente de duplo fator (sempre que disponível) e senha de tamanho variável, possuindo no mínimo 8 (oito) caracteres alfanuméricos, utilizando caracteres especiais (@ # $ %) e variação entre caixa-alta e caixa-baixa (maiúsculo e minúsculo) sempre que possível.

Já os usuários que possuem perfil de administrador ou acesso privilegiado deverão obrigatoriamente usar autenticação de duplo fator (sempre que disponível) utilizar uma senha de no mínimo 10 (dez) caracteres, alfa numérica, utilizando caracteres especiais (@ # $ %) e variação de caixa-alta e caixa-baixa (maiúsculo e minúsculo) obrigatoriamente.

Não utilizar a mesma senha em mais de um serviço, principalmente acessos externos.

A utilização de técnicas de autenticação de dois fatores deve ser disponibilizada sempre que exista a possibilidade de configuração.

É de responsabilidade de cada usuário a memorização de sua própria senha, bem como a proteção e a guarda dos dispositivos de identificação que lhe forem designados.

As senhas não devem ser anotadas em post its, agendas, etc, ou armazenadas em arquivos eletrônicos (Word, Excel, etc.), compreensíveis por linguagem humana (não criptografados); não devem ser baseadas em informações pessoais, como próprio nome, nome de familiares, data de nascimento, endereço, placa de veículo, nome da EZ, nome do departamento; e não devem ser constituídas de combinações óbvias de teclado, como “abcdefgh”, “87654321”, entre outras.

Após 5 (cinco) tentativas de acesso, a conta do usuário será bloqueada. Para o desbloqueio é necessário que o usuário entre em contato com setor de TI da EZ. Deverá ser estabelecido um processo para a renovação de senha (confirmar a identidade).

Os usuários podem alterar a própria senha, e devem ser orientados a fazê-lo, caso suspeitem que terceiros tiveram acesso indevido ao seu login/senha.

A troca das senhas deve ser realizada uma vez ao ano, não podendo ser repetidas as senhas.

Todos os acessos devem ser imediatamente bloqueados quando se tornarem desnecessários. Portanto, assim que algum usuário for demitido ou solicitar demissão, o Departamento de Recursos Humanos deverá imediatamente comunicar tal fato ao responsável pelo setor de TI, a fim de que essa providência seja tomada. Essa comunicação deve ser acompanhada de um atendimento para ficar o registro da solicitação. A mesma conduta se aplica aos usuários cujo contrato ou prestação de serviços tenha se encerrado, bem como aos usuários de testes e outras situações similares.

Caso o colaborador esqueça sua senha, ele deverá requisitar formalmente a troca ou comparecer pessoalmente à área técnica responsável para cadastrar uma nova.

9 – Computadores e Recursos Tecnológicos da EZ

Os equipamentos disponíveis aos colaboradores da EZ são de propriedade da EZ, cabendo a cada um utilizá-los e manuseá-los corretamente para as atividades de interesse da instituição, bem como cumprir as recomendações constantes nos procedimentos operacionais fornecidos pelas gerências responsáveis.

É proibido todo procedimento de manutenção física ou lógica, instalação, desinstalação, configuração ou modificação, sem o conhecimento ou orientação prévia, e o acompanhamento do setor de TI, ou de quem este determinar.

Todas as atualizações e correções de segurança do sistema operacional ou aplicativos somente poderão ser feitas após a devida validação no respectivo ambiente de homologação, e depois de sua disponibilização pelo fabricante ou fornecedor.

Os sistemas e computadores devem ter versões do software antivírus instalados, ativados e atualizados permanentemente. O usuário, em caso de suspeita de vírus ou problemas na funcionalidade, deverá acionar o setor de TI.

É proibida a desativação dos motores de antivírus, firewall ou quaisquer agentes de monitoramento.

A transferência e/ou a divulgação de qualquer software, programa ou instruções de computador para terceiros, por qualquer meio de transporte (físico ou lógico), somente poderá ser realizada com a devida identificação do solicitante, se verificada positivamente e estiver de acordo com a classificação de tal informação e com a real necessidade do destinatário.

Arquivos pessoais e/ou não pertinentes ao negócio da EZ (fotos, músicas, vídeos, etc..) não deverão ser copiados/movidos para os repositórios de rede, pois podem sobrecarregar o armazenamento nos servidores. Caso identificada a existência desses arquivos, eles poderão ser excluídos definitivamente por meio de comunicação prévia ao usuário.

Documentos imprescindíveis para as atividades dos colaboradores da instituição deverão ser salvos em repositórios de rede. Tais arquivos, se gravados apenas localmente nos computadores (por exemplo, no drive C:), não terão garantia de backup e poderão ser perdidos caso ocorra uma falha no computador, sendo, portanto, de responsabilidade do próprio usuário.

Os colaboradores da EZ e/ou detentores de contas privilegiadas não devem executar nenhum tipo de comando ou programa que venha sobrecarregar os serviços existentes na rede corporativa sem a prévia solicitação e a autorização do setor de TI.

No uso dos computadores, equipamentos e recursos de informática, algumas regras devem ser atendidas.

• Todos os computadores de uso individual deverão ter senha de Bios para restringir o acesso de colaboradores não autorizados. Tais senhas serão definidas pelo responsável pelo setor de TI da EZ, que terá acesso a elas para manutenção dos equipamentos.
• Os colaboradores devem informar ao setor de TI qualquer identificação de dispositivo ou comportamento estranho conectado ao seu computador.
• É vedada a abertura ou o manuseio de computadores ou outros equipamentos de informática para qualquer tipo de reparo que não seja realizado pelo setor de TI ou por terceiros devidamente contratados para o serviço.
• É expressamente proibido o consumo de alimentos na mesa de trabalho e próximo aos equipamentos. Bebidas como água, chimarrão, café e chá são permitidos com cuidado, atentando para manter distância segura dos equipamentos que possam ser danificados por elas.
• O colaborador deverá manter a configuração do equipamento disponibilizado pela EZ, seguindo os devidos controles de segurança exigidos pela Política de Segurança da Informação e pelas normas específicas da instituição, assumindo a responsabilidade como custodiante de informações.
• Deverão ser protegidos por senha (bloqueados), nos termos previstos pela Norma de Autenticação, todos os terminais de computador e dispositivos quando não estiverem sendo utilizados.
• Todos os recursos tecnológicos adquiridos pela EZ devem ter imediatamente suas senhas inicias alteradas.
• Os equipamentos deverão manter preservados, de modo seguro, os registros de eventos, constando identificação dos colaboradores, datas e horários de acesso.

Acrescentamos algumas situações em que é proibido o uso de computadores e recursos tecnológicos da EZ.

• Tentar ou obter acesso não autorizado a outro computador, servidor ou rede.
• Burlar quaisquer sistemas de segurança.
• Acessar informações confidenciais sem a explícita autorização do proprietário.
• Vigiar secretamente por dispositivos eletrônicos ou softwares, como, por exemplo, analisadores de pacotes (sniffers).
• Interromper um serviço, servidores ou rede de computadores por meio de qualquer método ilícito ou não autorizado.
• Usar qualquer tipo de recurso tecnológico para cometer ou ser cúmplice de atos de violação, assédio sexual, perturbação, manipulação ou supressão de direitos autorais ou propriedades intelectuais sem a devida autorização legal do titular.
• Hospedar pornografia, material racista ou qualquer outro que viole a legislação em vigor no país, a moral, os bons costumes e a ordem pública.
• Disseminar qualquer tipo de mensagem que macule pessoas físicas ou jurídicas, conteúdos ofensivos e difamatórios.
• Utilizar software pirata, atividade considerada delituosa de acordo com a legislação nacional.

 10 – Dispositivos Móveis

A EZ deseja facilitar a mobilidade e o fluxo de informação entre seus colaboradores. Por isso, permite que eles usem equipamentos portáteis.

Quando se descreve “dispositivo móvel” entende-se qualquer equipamento eletrônico com atribuições de mobilidade de propriedade da instituição, ou aprovado e permitido pelo setor de TI como: notebooks, smartphones e pendrives.

Essa norma visa estabelecer critérios de manuseio, prevenção e responsabilidade sobre o uso de dispositivos móveis e deverá ser aplicada a todos os colaboradores que utilizem tais equipamentos.

A EZ, na qualidade de proprietário dos equipamentos fornecidos, reserva-se o direito de inspecioná-los a qualquer tempo, caso seja necessário realizar uma manutenção de segurança.

O colaborador, portanto, assume o compromisso de não utilizar, revelar ou divulgar a terceiros, de modo algum, direta ou indiretamente, em proveito próprio ou de terceiros, qualquer informação, confidencial ou não, que tenha ou venha a ter conhecimento em razão de suas funções na EZ, incluindo-se dados pessoais de terceiros, mesmo depois de terminado o vínculo contratual mantido com a instituição.

É expressamente proibido o consumo de alimentos na mesa de trabalho e próximo aos equipamentos. Bebidas como água, chimarrão, café e chá são permitidos com cuidado, atentando para manter distância segura dos equipamentos que possam ser danificados por elas. Preferencialmente usar suporte regulável para notebook.

Todo colaborador deverá realizar periodicamente cópia de segurança (backup) dos dados de seu dispositivo móvel. Deverá, também, manter estes backups separados do seu dispositivo móvel, ou seja, não os carregar juntos.

O suporte técnico aos dispositivos móveis de propriedade da EZ aos seus usuários deverá seguir o mesmo fluxo de suporte contratado pela instituição.

Todo colaborador deverá utilizar senhas de bloqueio automático para seu dispositivo móvel.

Não será permitida, em nenhuma hipótese, a alteração da configuração dos sistemas operacionais dos equipamentos, em especial os referentes à segurança e à geração de logs, sem a devida comunicação e a autorização da área responsável e sem a condução, auxílio ou presença pelo setor de TI.

A reprodução não autorizada dos softwares instalados nos dispositivos móveis fornecidos pela instituição constituirá uso indevido do equipamento e infração legal aos direitos autorais do fabricante.

É permitido o uso de internet em locais conhecidos como EZ, casa. Em locais públicos como hotéis, aeroportos, fornecedores e clientes o cuidado deve ser redobrado.

É responsabilidade do colaborador, no caso de furto ou roubo de um dispositivo móvel fornecido pela EZ, notificar imediatamente seu gestor direto e o setor de TI. Também deverá procurar a ajuda das autoridades policiais registrando, assim que possível, um boletim de ocorrência (BO).

O colaborador deverá estar ciente de que o uso indevido do dispositivo móvel caracteriza a assunção de todos os riscos da sua má utilização, sendo o único responsável por quaisquer danos, diretos ou indiretos, presentes ou futuros, que venha causar a EZ e/ou a terceiros.

O colaborador que deseje utilizar equipamentos portáteis particulares ou adquirir acessórios e posteriormente conectá-los à rede da EZ deverá submeter previamente tais equipamentos ao processo de autorização pelo setor de TI.

 11- CPD

O acesso ao CPD somente deverá ser feito com acompanhamento do setor de TI o qual mantém a chave para acesso ao local.

O acesso de visitantes ou terceiros somente poderá ser realizado com acompanhamento de um colaborador autorizado, sempre com ciência do setor de TI.

Deverão existir duas cópias de chaves da porta do CPD. Uma das cópias ficará de posse do gerente da área e a outra, de posse no setor de TI.

O CPD deverá ser mantido limpo e organizado. Qualquer procedimento que gere lixo ou sujeira nesse ambiente somente poderá ser realizado com a colaboração do Departamento de Serviços Gerais.

Não é permitida a entrada de nenhum tipo de alimento, bebida, produto fumígeno ou inflamável.

 12 – DADOS PESSOAIS

Definições Terminológicas

Para fins das condições aqui tratadas, consideram-se:

Titular(es) de Dados: Pessoa natural singular identificada ou identificável a quem se refere um Dado Pessoal específico.

Tratamento de Dados Pessoais: Qualquer operação ou conjunto de operações efetuadas sobre Dados Pessoais ou sobre conjuntos de Dados Pessoais, por meios automatizados ou não automatizados, tais como a coleta, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição.

Operador: Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o Tratamento de Dados Pessoais em nome do Controlador.

LGPD: Legislação brasileira nº 13.709/2018, comumente conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, que regula as atividades de Tratamento de Dados Pessoais e que também altera os artigos 7º e 16 do Marco Civil da Internet.

Encarregado de Proteção de Dados ou Data Protection Officer (“DPO”): O indivíduo designado como encarregado formal/oficial de proteção de dados, conforme previsto nas leis de proteção de dados. O DPO pode ser um integrante ou uma pessoa terceirizada.

Consentimento: Manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o Titular concorda com o Tratamento de seus Dados Pessoais para uma finalidade determinada.

Controlador: Pessoa jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao Tratamento de Dados Pessoais.

Dado(s) Pessoal(is): Qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável, que pode ser identificada, direta ou indiretamente, por referência a um identificador como nome, número de identificação, dados de localização, identificador on-line ou a um ou mais fatores específicos a identidade física, fisiológica, genética, mental, econômica, cultural ou social dessa pessoa natural.

Dado(s) Pessoal(is) Sensível(is): Todo Dado Pessoal que pode gerar qualquer tipo de discriminação, como por exemplo os dados sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico.

Anonimização: Processo e técnica por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo.

Princípios de Proteção de Dados Pessoais

Os seguintes princípios devem ser observados no tratamento de dados pessoais pela EZ, seus colaboradores, parceiros, clientes e fornecedores, de forma a atender aos padrões de proteção de dados no âmbito corporativo e estar em conformidade com a legislação e regulamentação aplicáveis nos respectivos países onde tiver operação ou atividade comercial.

a. Legalidade, Transparência e Não Discriminação:

Os Dados Pessoais devem ser tratados de forma justa, transparente e em conformidade com legislação e regulamentação aplicáveis. Além disso, os

Dados Pessoais somente devem ser tratados quando o propósito/finalidade do Tratamento se enquadra em uma das hipóteses legais permitidas, abaixo elencadas, sendo certo que os Titulares de Dados devem ser informados pelo controlador dos dados pessoais sobre a razão e a forma pela qual seus Dados Pessoais estão sendo tratados antes ou durante a coleta, entre outras informações legalmente obrigatórias:

a) necessidade para a execução de um contrato do qual o Titular dos Dados é parte;

b) exigência decorrente de lei ou regulamento ao qual a EZ está sujeita;

c)  interesse legítimo pelo Tratamento; e

d) necessidade de prover ao Titular dos Dados o exercício regular de direito em processo judicial, administrativo ou arbitral.

Quando o Tratamento de Dados Pessoais não se enquadrarem nas hipóteses acima, e a EZ for controladora dos dados pessoais, esta deverá obter o Consentimento dos Titulares dos Dados para o Tratamento de seus Dados Pessoais e assegurar que este Consentimento e seja obtido de forma específica, livre, inequívoca informada. A EZ deve coletar, armazenar e gerenciar todas as respostas de Consentimento de maneira organizada e acessível, para que a comprovação de consentimento possa ser fornecida quando necessário.

Da mesma forma, o Titular de Dados deve ter a possibilidade de retirar o seu Consentimento a qualquer momento com a mesma facilidade que foi fornecido.

Em algumas circunstâncias a EZ também pode ser obrigada a tratar Dados Pessoais Sensíveis, envolvendo, mas não limitando-se a:

a) dados relacionados à saúde;

b) dados genéticos ou biométricos vinculados a uma pessoa física;

c) dados sobre condenações ou ofensas criminais;

d) dados que evidenciem a origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas; e

e) dados referentes à convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político.

O Tratamento de Dados Pessoais Sensíveis é proibido, exceto nos casos específicos descritos abaixo, nos quais deverão ser observados padrões de segurança mais robustos:

a) quando for necessário para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória;

b) quando for necessário para o exercício regular de direitos como, por exemplo, defesa ou proposição de ações judiciais ou administrativas ou arbitrais;

c) quando for necessário para o cumprimento de obrigações e o exercício de direitos em matéria de emprego, previdência social e proteção social;

d) para proteção à vida ou à incolumidade física do Titular do Dado incluindo dados médicos com fins preventivos, ocupacional;

e) para fins de promoção ou manutenção de igualdade de oportunidades entre pessoas de origem racial ou étnica diferente,

f) quando o Titular dos Dados tiver dado o seu Consentimento explícito, de acordo com a legislação e regulamentação aplicáveis; e

g) quando o Tratamento for relativo a condenações penais e infrações ou a medidas de proteção relacionadas será efetuado sob o controle da autoridade pública ou quando o Tratamento for autorizado pela legislação da União ou de um Estado-Membro que preveja as salvaguardas adequadas para os direitos e liberdades dos Titulares de Dados Pessoais.

b. Limitação e Adequação da Finalidade:

O Tratamento de Dados Pessoais deverá ser realizado de maneira compatível com a finalidade original para a qual os Dados Pessoais foram coletados, não podendo ser coletados com um propósito e utilizados para outro.

c. Princípio da Necessidade (Minimização dos Dados):

A EZ somente poderá tratar Dados Pessoais na medida em que seja necessário para atingir um propósito específico. Inclusive, o compartilhamento de Dados Pessoais com outra área ou outra empresa deve considerar este princípio, só podendo ser compartilhados os dados pessoais quando tais compartilhamentos contenham um amparo legal adequado. 

d. Exatidão (Qualidade dos Dados):

A EZ deve adotar medidas razoáveis para assegurar que quaisquer Dados Pessoais em sua posse sejam mantidos precisos, atualizados em relação às finalidades para as quais foram coletados, sendo certo que deve ser possibilitado ao Titular do Dado Pessoal a possibilidade de se requerer a exclusão ou correção de dados imprecisos ou desatualizados.

e. Retenção e Limitação do Armazenamento de Dados:

A EZ deve ter conhecimento de suas atividades de Tratamento, períodos de retenção estabelecidos e processos de revisão periódica, não podendo manter os Dados Pessoais por prazo superior ao necessário para atender as finalidades pretendidas.

f. Integridade e Confidencialidade (Livre Acesso, Prevenção e Segurança):

A EZ deve assegurar que medidas técnicas e administrativas apropriadas sejam aplicadas aos Dados Pessoais para protegê-los contra o Tratamento não autorizado ou ilegal, bem como contra a perda acidental, destruição ou danos. O Tratamento de Dados Pessoais também deve garantir a devida confidencialidade.

g. Responsabilização e Prestação de Contas:

A EZ é responsável e deve demonstrar o cumprimento desta Política, assegurando a implementação de diversas medidas que incluem, mas não se limitam a:

• garantia de que os Titulares dos Dados Pessoais possam exercer os seus direitos;
• registro de Dados Pessoais, incluindo: os registros de atividades de Tratamento de Dados Pessoais, com a descrição dos propósitos/finalidades desse Tratamento, os destinatários do compartilhamento dos Dados Pessoais e os prazos pelos quais a EZ deve retê-los; e
• o registro de incidentes de Dados Pessoais e violações de Dados Pessoais;
• garantia de que os Terceiros que sejam Operadores de Dados Pessoais também estejam agindo de acordo com esta Política e com a legislação e regulamentação aplicáveis.

Na medida em que a EZ processa dados pessoais de qualquer indivíduo durante a execução contratual em nome da considerada controladora dos dados pessoais, a EZ o fará apenas em nome do controlador, e de acordo com as exigências legais aplicáveis. Qualquer autorização recebida do controlador dos dados pessoais será entendida restritivamente, como concedida em caráter precário exclusivamente para a finalidade autorizada, considerando-se eventuais ressalvas ou diretrizes que sejam feitas para o uso, inclusive quanto ao tempo e forma.

Portanto, nos casos em que a EZ atuar no tratamento de dados pessoais na figura de operadora dos dados pessoais, sem prejuízo às demais disposições previstas na legislação, a EZ deverá: a) Agir estritamente de acordo com as normas contratualmente estabelecidas com o controlador dos dados pessoais e unicamente para persecução do objeto contratual, conforme instruções escritas dadas pelo controlador dos dados pessoais, sem a possibilidade de utilizar esses dados para finalidade distinta; b) Garantir que as pessoas que tratam os dados pessoais estejam sujeitas à ciência destas cláusulas protetivas, instrumentalizada mediante assinatura de termo de confidencialidade ou documento similar; c) Tomar medidas apropriadas para garantir a segurança do tratamento dos dados pessoais; d) Cumprir as leis de privacidade de dados em relação ao tratamento de dados pessoais, naquilo que for aplicável, bem como as disposições de suas Políticas de Privacidade e Segurança de Dados que lhe sejam aplicadas pelo controlador dos dados pessoais, a qual obriga-se a enviar cópia para a EZ; e) Não divulgar a terceiros os dados a que tenha tido acesso, salvo mediante prévia e expressa autorização da outra Parte; f) Manter em absoluto sigilo todos os dados e informações que lhe tenham sido confiados, obrigação esta que subsistirá ao término do Contrato; g) Não tratar dados em local diferente do estabelecido com o controlador dos dados pessoais, informando-lhe sempre que parte do tratamento que precise realizar envolva transferência de dados para fora do Brasil, o que poderá ocorrer somente mediante prévia autorização por escrito do controlador, e mediante a garantia de que todas as medidas para proteção dos dados dos Titulares, inclusive as previstas neste documento, serão tomadas para a realização de referida transferência; h) Não reter quaisquer Dados por um período superior ao necessário para a execução do Contrato e/ou para o cumprimento das suas obrigações nos termos do Contrato, ou conforme necessário ou permitido pela lei aplicável; i) Colaborar com o controlador no integral cumprimento das disposições previstas nas leis de proteção de dados pessoais; j) manter registro das atividades de Tratamento de Dados, os logs e a trilha de auditoria e comprovação do Tratamento que realizar; l) Fornecer ao controlador dos dados pessoais, no prazo ajustado em comum acordo entre as Partes, informações, documentos, certificações e relatórios relacionados ao Tratamento, conforme solicitação razoável da outra Parte; m) Notificar ao controlador dos dados pessoais, por escrito, no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas da ocorrência do fato, sempre que souber ou suspeitar que ocorreu um incidente de segurança, ou uma violação à lei de proteção de dados bem como prover as respectivas soluções de contorno e soluções definitivas no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas contados da ciência do fato, conforme dados previstos neste documento; n) Restringir o acesso aos Dados apenas àqueles que efetivamente tenham necessidade de acessá-los para o cumprimento do Contrato e no limite necessário ao Tratamento, garantindo, ainda que aqueles que, nos limites e termos do Contrato, tenham, ou possam ter, acesso aos Dados respeitem e mantenham a confidencialidade e a segurança dos Dados; o) Informar por escrito ao controlador em até 48 (quarenta e oito) horas se houver solicitação de acesso aos Dados por terceiros, inclusive por Autoridades de outros países, Governos, ou ainda por determinação judicial emanada no Brasil ou de Cortes estrangeiras.

Por outro lado, sem prejuízo às demais disposições previstas na legislação nacional, nos casos em que a EZ atue como controlador dos dados pessoais, isto é, a parte a quem compete as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais, a EZ compromete-se a: a) obter consentimento do titular dos dados ou outra base legal aplicável para o tratamento e o compartilhamento de dados pessoais, ciente de que é seu dever comprovar a obtenção da base legal. Em caso de utilização da base legal consentimento, este deverá ser obtido sempre de forma escrita e assinada pelas partes e deverá informar ao titular, com destaque de forma específica do teor das alterações, podendo o titular, nos casos em que o seu consentimento é exigido, revogá-lo caso discorde da alteração; b) garantir a segurança lógica e física das informações sob sua guarda; c) respeitar e cumprir com os direitos dos titulares dos dados pessoais; d) fiscalizar o tratamento de dados pessoais pelo operador de dados pessoais eventualmente contratado; d) cumprir as demais disposições previstas neste documento e na legislação de privacidade do Brasil.

Direitos dos Titulares de Dados Pessoais:

A EZ está ciente que todo o tratamento de dados pessoais e dados sensíveis realizado por si, seus colaboradores, clientes e fornecedores deve ocorrer com base em medidas necessárias para assegurar a exatidão, integridade, confidencialidade e, quando cabível, anonimização, bem como garantir o respeito à liberdade, à privacidade, à inviolabilidade da intimidade, à imagem, enfim, a todos os direitos dos titulares. Nesse sentido, as partes envolvidas reconhecem como são direitos titulares dos dados pessoais tratados: a) confirmação da existência de tratamento; b) acesso aos dados; c) correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; d) anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação; e) portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa e observados os segredos comercial e industrial, de acordo com a regulamentação do órgão controlador; f) eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular; g) informação das entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados; h) informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa; i) revogação do consentimento; j) opor-se a tratamento realizado com fundamento em uma das hipóteses de dispensa de consentimento, em caso de descumprimento ao disposto na legislação. Assim sendo, os seus direitos são entendidos como:

I. Direito ao conhecimento: o titular pode ter o direito de confirmação da existência de tratamento de dados pessoais tratados e para que finalidade.

II. Direito de acesso: o titular pode ter o direito de solicitar informações sobre os dados pessoais que possuímos e obter uma cópia dessas informações pessoais.

III. Direito retificação: o titular pode ter o direito de solicitar correção de dados incompletos, imprecisos ou desatualizados;

IV. Direito à objeção: o titular pode ter o direito de se opor ao processamento de seus dados pessoais, quando aplicável e revogar seu consentimento para processar ou conceder acesso aos seus dados pessoais.

V. Tomada de decisão automatizada: o titular pode ter o direito de não ter uma decisão tomada que se baseie apenas no processamento automatizado se essa decisão produzir efeitos legais ou similarmente significativos.

VI. Direito à portabilidade: o titular pode ter o direito de receber suas informações pessoais, em um formato estruturado, comumente usado e legível por máquina e ter essas informações transmitidas para outra organização em determinadas circunstâncias.

VII. Direito à exclusão: o titular pode ter o direito de solicitar a exclusão de suas informações pessoais.

VIII. Direito de estar livre de discriminação: a parte que realizar o tratamento do dado pessoal não discriminará o titular por qualquer informação ou por exercer seus direitos de privacidade.

Prestadores de Serviços Terceirizados:

A LGPD estabelece que a responsabilidade no caso de danos patrimoniais, morais, individuais ou coletivos derivados de violações à legislação de proteção de dados pessoais é solidária, i.e., todos os agentes da cadeia envolvendo o tratamento de dados pessoais podem ser responsabilizados pelos eventuais danos causados. Nesse sentido, a possibilidade de a EZ ser responsabilizada pelas ações de terceiros implica na necessidade de empregar os melhores esforços para verificar, avaliar e garantir que tais terceiros cumpram com as legislações de proteção de dados aplicáveis.

Os prestadores de serviços terceirizados (suboperadores) que tratem Dados Pessoais sob as instruções da EZ estão sujeitos às obrigações impostas aos Operadores, de acordo com a legislação e regulamentação de proteção de Dados Pessoais aplicáveis.

A EZ deve assegurar que no contrato de prestação de serviço sejam contempladas as cláusulas de privacidade que exijam que o Operador de Dados terceirizado implemente medidas de segurança, bem como controles técnicos e administrativos apropriados para garantir a confidencialidade e segurança dos Dados Pessoais e especifiquem que o Operador está autorizado a tratar Dados Pessoais apenas quando seja formalmente solicitado pela EZ, conforme previsto acima neste documento.

Transferência Internacional de Dados Pessoais

Nas hipóteses em que a EZ for autorizada pelo titular dos dados pessoais e/ou pelo controlador dos dados pessoais, a EZ poderá transferir dados pessoais para outros países desde que, alternativamente:

a)  O país seja classificado como tendo um nível adequado de proteção de dados atribuído pela Autoridade Fiscalizadora ou a transferência seja autorizada por esta;

b)  Enquanto não houver lista de países de nível adequado divulgada pela ANPD, o país seja classificado pela Comissão Europeia, por meio de uma decisão de Adequação, como país de nível adequado aos critérios da GDPR;

c)  O agente de tratamento de dados pessoais internacional ofereça à EZ pelo menos uma das salvaguardas: a. Códigos de Conduta regularmente emitidos ou binding corporate rules aprovados pela Comissão Europeia; b. Cláusulas Contratuais Padrão emitidas pela ANPD ou pela Comissão Europeia; c. Selos e Certificados de conformidade ou adequação à proteção de dados pessoais concedidos por entidades reconhecidas pela Autoridade Fiscalizadora ou pela Comissão Europeia.

d)  Obtenha consentimento explícito e destacado dos titulares de dados pessoais para realização de operações de transferência internacional de dados pessoais, com informação prévia sobre o caráter internacional da operação e destacando que o país não tem nível adequado de proteção de dados reconhecido ou que não há salvaguardas da conformidade do agente de tratamento, conforme o caso. Caso o país não tenha nível adequado de proteção de dados reconhecido ou não haja salvaguardas da conformidade do agente de tratamento, tais informações deveriam ser prestadas ao titular de dados pessoais previamente, a fim de que consinta com os riscos da operação.

A EZ se compromete em informar os titulares de dados pessoais e, conforme o caso, aos seus clientes que sejam controladores de dados pessoais, sobre a ocorrência de operações de transferência internacional de dados pessoais, designando o conjunto de dados encaminhados, a finalidade do envio e o seu destino.

Programa de Conformidade às Leis de Proteção de Dados Pessoais

O Programa de Conformidade da LGPD visa a garantir o compromisso da EZ em zelar pelo tratamento adequado de dados pessoais para fins legítimos que possam ser objeto de suas atividades e reforça o seu compromisso com boas práticas de privacidade e proteção de dados com as seguintes ações:

a)  Produção e disseminação de informações, independente do formato, que descrevam as responsabilidades individuais dos destinatários desta Política no âmbito da privacidade e proteção de dados pessoais;

b)  Fornecimento de treinamentos, orientações e aconselhamentos para os empregados da EZ e terceiros, incluindo, mas não se limitando a cursos online, workshops, reuniões internas, conversas regulares, palestras, dentre outras iniciativas; comungando conteúdos disponibilizados no formato digital e presencial;

c)  Incorporação de preocupações e cuidados no tratamento de dados pessoais em todas as etapas de suas atividades, incluindo, mas não se limitando a rotinas administrativas, atividades de pesquisa, prestação de serviços, atividades de cunho acadêmico, dentre outras;

d)  Identificação e aprofundamento da avaliação dos riscos que podem comprometer o alcance dos objetivos da EZ na área de privacidade e proteção de dados pessoais; definir, criar e implementar planos de ação e políticas para mitigar os riscos identificados; além de manter uma avaliação contínua dos cenários com vistas a avaliar se as medidas implementadas não requerem novas diretrizes e atitudes.

Registro de Reclamações e Encarregado (Data Protection Officer) da EZ

Todos os destinatários desta Política têm o dever de contatar o Encarregado da EZ, quando da suspeita ou da ocorrência efetiva das seguintes ações:

a)  Operação de tratamento de dados pessoais realizada sem base legal que a justifique;

b) Tratamento de dados pessoais sem a autorização por parte da EZ ou do controlador dos dados pessoais, no escopo das atividades que desenvolve;

c)  Tratamento de dados pessoais que seja realizada em desconformidade com a Política de Segurança da Informação da EZ;

d)  Eliminação ou destruição não autorizada de dados pessoais de plataformas digitais ou acervos físicos em todas as instalações da Instituição ou por ela utilizadas.

A EZ tem um processo interno centralizado para registros de reclamações sobre o tratamento dos dados pessoais. No caso de uma reclamação, os Titulares dos Dados ou o colaborador/fornecedor que identifique a irregularidade, considerando a realização de um Tratamento ilegal ou inapropriado de Dados Pessoais que seja incompatível com a Política de Proteção de Dados, deverá peticionar para o Encarregado da EZ, o qual remeterá ao Comitê de Segurança da Informação para análise conjunta. Ou seja, todos os incidentes e potenciais violações de dados pessoais devem ser reportadas ao Comitê de Segurança da informação, tendo cada colaborador a responsabilidade pessoal de encaminhar e escalonar possíveis problemas, bem como de denunciar violações ou suspeitas de violações de Dados Pessoais assim que as identificarem. Quando um incidente ou violação real for descoberto é essencial que os incidentes sejam informados e formalizados de forma tempestiva.

Para fins do Art. 41, parágrafo 1º da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/18), a EZ possui encarregado pela proteção dos dados pessoais. Assim sendo, através deste instrumento, a EZ designa o seguinte profissional como encarregado dos dados, o qual participa do Comitê de Segurança da Informação:

As atividades do Encarregado, genericamente, consistirão em: a) aceitar reclamações e comunicações dos titulares dos dados, prestar esclarecimentos e adotar providências; b) receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências; c) orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais; e d) executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em normas complementares.

De forma específica, o Encarregado da EZ, auxiliado pelo Comitê de Segurança da Informação, terá as seguintes responsabilidades:

a) Conduzir o Programa de Conformidade da LGPD na EZ, zelando pela sua fiscalização;

b) Monitorar o cumprimento das legislações de proteção de dados pessoais aplicáveis, de acordo com as políticas da EZ;

c) Orientar os destinatários desta Política quanto ao regime de privacidade e proteção de dados pessoais da EZ;

d) Assegurar que as regras e orientações relativas à proteção de dados sejam informadas e incorporadas nas rotinas e práticas da EZ;

e) Organizar treinamentos sobre proteção de dados pessoais na EZ;

f) Prestar esclarecimentos, oferecer informações e apresentar relatórios sobre as operações de tratamento de dados pessoais e seus impactos para as autoridades públicas competentes (e.g. Ministério Público, Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais, etc.);

g) Responder às solicitações e reclamações de titulares de dados pessoais cujos dados tenham sido objeto de tratamento por uma unidade da EZ.

h) Auxiliar em auditorias ou qualquer outra medida de avaliação e monitoramento envolvendo proteção de dados;

i) Elaborar relatórios de impacto à privacidade e proteção de dados, pareceres técnicos e revisão de documentos no que se refere à proteção de dados.

 13 – Backup

Todos os backups devem ser automatizados por sistemas de agendamento automatizados para que sejam preferencialmente executados fora do horário comercial, nas chamadas “janelas de backup” – períodos em que não há nenhum ou pouco acesso de usuários ou processos automatizados aos sistemas de informática.

Os colaboradores responsáveis pela gestão dos sistemas de backup deverão realizar pesquisas frequentes para identificar atualizações de correção, novas versões do produto, ciclo de vida (quando o software não terá mais garantia do fabricante), sugestões de melhorias, entre outros.

As mídias de backup externas devem ser acondicionadas em local seco, climatizado, seguro (de preferência em cofres corta-fogo segundo as normas da ABNT) e distantes o máximo possível do CPD.

As mídias externas de backup devem ser devidamente identificadas, inclusive quando for necessário efetuar alterações de nome, e de preferência com etiquetas não manuscritas, dando uma conotação mais organizada e profissional.

O tempo de vida e uso das mídias de backup deve ser monitorado e controlado pelos responsáveis, com o objetivo de excluir mídias que possam apresentar riscos de gravação ou de restauração decorrentes do uso prolongado, além do prazo recomendado pelo fabricante.

É necessária a previsão, em orçamento anual, da renovação das mídias em razão de seu desgaste natural, bem como deverá ser mantido um estoque constante das mídias para qualquer uso emergencial.

Mídias que apresentam erros devem ser usadas para outros fins e não mais para backups. Caso o erro persista, deverão ser inutilizadas.

As mídias de backups históricos ou especiais deverão ser armazenadas em instalações seguras, preferencialmente com estrutura de sala-cofre, distante no mínimo 10 quilômetros do CPD.

Na situação de erro de backup e/ou restore é necessário que ele seja feito logo no primeiro horário disponível, assim que o responsável tenha identificado e solucionado o problema.

Caso seja extremamente negativo o impacto da lentidão dos sistemas derivados desse backup, eles deverão ser autorizados apenas mediante justificativa de necessidade nos termos do Procedimento de Controle de Backup e Restore.

Para formalizar o controle de execução de backups e restores, deverá haver um atendimento de execução dessas rotinas, o qual deverá ser auditado pelo coordenador de infraestrutura e demais integrantes do setor de infraestrutura interna.

A abrangência do backup deve ser no mínimo 30 dias, recomendado 6 meses completos, conforme acordado com o CSI.

 14 – Das Disposições Finais

Assim como a ética, a segurança deve ser entendida como parte fundamental da cultura interna da EZ. Ou seja, qualquer incidente de segurança subentende-se como alguém agindo contra a ética e os bons costumes regidos pela instituição.

De forma exemplificativa, a EZ realiza as seguintes atividades adicionais de segurança da informação:

1. Análise de código estática

Todo pipeline de compilação passa por análise estática de código. Com esta ferramenta são avaliadas categorias de defeitos de software, entre eles: code smells, vulnerabilidades, e security hotspots.

   2.  Análise SCA – Software Composition Analysis

É realizada a verificação de software componente, bibliotecas, e busca de vulnerabilidades.

   3.  Análise e Aprovação de Pull Request

As equipes de desenvolvimento ao finalizar codificações, sejam de novas implementações ou correção de defeitos de software, fazem o commit do código e enviam pull requests, que são avaliados pelo tech lead de sua squad.

d) Guarda de código fonte

Os códigos fontes são armazenados em repositório Git privado, com acesso autorizado utilizando autenticação integrada.

e) Segregação de ambientes

Existe a separação dos ambientes de desenvolvimento, homologação e produção, cada um com suas respectivas permissões de acesso. O ambiente produtivo segue o conceito do mínimo privilégio.

f) Criptografia de dados em trânsito

Os dados em trânsito em toda a plataforma utilizam por padrão TLS 1.2 em sua comunicação HTTP. As conexões com os bancos também possuem criptografia em trânsito.

g) Gestão de segredos

Informações sensíveis de aplicativos como chaves de API e senhas de bancos de dados são armazenadas em cofre de senha com log de atividade e acesso restrito de rede. O cofre do ambiente de produção segue o privilégio mínimo conforme descrito neste documento.

h) Troca de arquivos na EZ

As mídias que trafegam na EZ são submetidas à análise de antivírus e não podem ultrapassar 20 megabytes. Alguns tipos de arquivos potencialmente maliciosos, como executáveis e bibliotecas também são bloqueados.

g) Execução de pentest

A EZ realiza a cada seis meses a contratação de empresa terceirizada para execução independente de pentest do tipo gray box da aplicação EZ. As cartas de comprovação podem ser solicitadas ao time de Segurança da Informação da EZ.

e) Segurança em nuvem

e.1 Privilégio mínimo

Os acessos ao ambiente em nuvem exigem por padrão o segundo fator de autenticação. Dados considerados sensíveis dependem de acesso por VPN para acesso ou que o computador esteja fisicamente nas redes internas da EZ.

As assinaturas de produção possuem acesso restrito, somente tech leads acessam dados e ativos, ressalvado que dados de auditorias como logs de acesso permanecem restritos aos times de infraestrutura e segurança.

e.2 Logs de Ações e Atividades

São mantidos logs de ações e atividades como modificação de configurações, criação e exclusão de ativos das assinaturas de produção para permitir auditorias e investigações sempre que necessário.

e.3 Monitoramento

Existe monitoramento de ações por meio de dashboard onde são inspecionadas o compliance do ambiente com relação às políticas de segurança em vigor. As políticas são aplicadas por enforcement sempre que possível.

e.4 Certificações de segurança

Os ambientes de nuvem utilizados pela EZ na prestação de serviço atendem aos mais rígidos requisitos de segurança, os quais são auditados e certificados.

f. Segurança dos Dados

f.1 Criptografia

Os bancos de dados relacionais estão todos criptografados em disco e em trânsito.

f.2 Anonimização

As informações são anonimizadas sempre que possível em respeito à privacidade. A anonimização, quando necessária, é realizada em razão de mapeamento dos dados sensíveis existentes nas bases relacionais.

f.3 Logs de acesso e registro de modificações

São mantidos logs de acesso e alterações de registros para fins auditoria quando necessário de todos os bancos de dados relacionais de produção. Os logs são mantidos por cinco anos.

f.4 Backups

Os backups de bancos de dados relacionais de produção são realizados automaticamente todos os dias com retenção de sete dias.

f.5 Localização dos Dados

Os bancos de dados e arquivos de mídia são armazenados em nuvem em datacenters localizados no Brasil.

g. Segurança das estações de trabalho

g.1 Antivírus

Os computadores da EZ possuem instalado por padrão sistema de antivírus com gerência controlada por administração remota.

g.2 Instalação de software

Aos colaboradores da EZ não é permitida a instalação de software sem o conhecimento da equipe da Segurança da Informação. Existe inventário de software instalado.

h. Canal Whatsapp

h.1 Comunicação EZ e Whatsapp

Cada número do Whatsapp representa um container na infraestrutura do EZ, cada um desses containers possui uma criptografia própria, tal qual um aparelho de celular com um número ativado.

Dessa forma a EZ não possui acesso a nenhum conteúdo de texto ou de mídia, armazenados em cada container ativo no canal Whatsapp.

i. Redes

i.1 Firewall

As redes da operação em nuvem do EZ possuem firewalls nas bordas que podem executar o bloqueio em razão do risco que representam à plataforma.

i.2 Reputação de IPs

Análise de reputação de IPs são realizadas em cada request recebido pela plataforma, de maneira que uma requisição poderá ser bloqueada em razão dessa condição.

i.3 Segregação das redes

As redes de produção, homologação e testes são segregadas e não possuem comunicação entre si.

j. Iniciativas by-design

j.1 Segurança by-design

Durante a fase de refinamento do desenvolvimento, o time de SI participa como consultores de segurança, buscando adequar cada nova implementação a padrões de segurança mais adequados. Sempre que possível é utilizado o framework OWASP Threat Modeling.

j.2 Privacidade by-design

Durante a fase de refinamento dos times de desenvolvimento, o time de SI conduz avaliações no impacto à privacidade dos dados inseridos no projeto. Os times possuem autonomia para requisitar avaliações de privacidade sempre que necessário.

Versão: 19/04/2024