Código de Consuta e Compliance

INTRODUÇÃO

O Código de Conduta e Compliance é um instrumento destinado à orientação para o comportamento de todos os colaboradores da Empresa, sejam eles empregados, estagiários, bolsistas, prestadores de serviços, terceiros ou integrantes dos empreendimentos e projetos da Empresa, doravante genericamente todos chamados de “colaboradores”. Assim, as normas ora estabelecidas devem ser interpretadas dentro do contexto específico de cada grupo, respeitando-se as especificidades de sua atuação e os níveis hierárquicos correlatos.

Este código não pretende esgotar todas as possibilidades e situações do cotidiano dos colaboradores, mas, sim, destacar pontos relevantes que servirão de referência para nortear as iniciativas e decisões tomadas no dia a dia.

OBJETIVO

Orientar, de forma simples e direta, sobre a conduta esperada dos colaboradores e demais membros ligados à EZ, baseando-se em nossa visão, missão, valores e princípios. 

IDENTIDADE ORGANIZACIONAL

MISSÃO: Nossa missão é liderar a inovação no mercado de tecnologia de chatbots inteligentes, ajudando empresas a crescer e simplificar suas interações com os clientes. Nos comprometemos a criar soluções que não só aliam inteligência e tecnologia, mas também melhoram a experiência do usuário, garantindo acessibilidade e facilidade de uso. Estamos dedicados a manter a excelência em nossos produtos e práticas, enquanto adotamos uma abordagem ética e socialmente responsável em todas as nossas operações.

VISÃO: Até 2030, ser reconhecida nacionalmente como a líder em tecnologia no segmento de desenvolvimento de Chatbots Inteligentes, definindo o padrão em inovação, qualidade e experiência do cliente. 

Nosso objetivo é revolucionar a interação entre empresas e consumidores através de soluções de chatbot que sejam não apenas tecnologicamente avançadas, mas também intuitivas, acessíveis e centradas no usuário.

VALORES: Nós nos importamos com Resultados Inovadores

Estamos comprometidos em gerar resultados notáveis, tanto para nossa empresa quanto para nossos clientes, através de soluções inovadoras. Nosso foco está na excelência, no uso de tecnologia avançada e na liderança de mercado, refletindo nosso objetivo de ser reconhecidos nacionalmente pela nossa inovação e qualidade.

Nós nos esforçamos para a Excelência e Inovação Contínua

Nossa motivação é impulsionada pela missão de sempre agir com paixão, entusiasmo e forte ética de trabalho. Buscamos incansavelmente a perfeição, comprometendo-nos com o aprendizado contínuo e a inovação. Nosso objetivo é criar soluções que não apenas atendam, mas superem as expectativas, alinhando-se com nossa visão de definir padrões em qualidade e experiência do usuário.

COMPROMISSO ESSENCIAL

Todos os colaboradores da Empresa assumem o compromisso de conhecer e cumprir integralmente as orientações contidas neste Código de Conduta e Compliance e nas demais normas e procedimentos estabelecidos pela Empresa. É fundamental que todos ajam corretamente, de maneira honesta, justa e ética em todas as situações, mesmo quando as circunstâncias pareçam desfavoráveis.

Além disso, é de suma relevância que cada colaborador tenha ciência da importância da sua função e do valor que o seu trabalho possui para a Empresa e para os clientes, devendo estar sempre atento ao impacto que as suas decisões e ações podem causar à organização como um todo.

ORIENTAÇÕES DE CONDUTA

A seguir estão descritas orientações a respeito das principais atitudes e iniciativas esperadas dos colaboradores da Empresa, além de algumas condutas inaceitáveis.

RELACIONAMENTO COM A SOCIEDADE

Todos devem contribuir para a integração e a transferência de conhecimentos em Tecnologias da Informação, ressalvados os dos acordos de confidencialidade porventura existentes.

Jamais deve ser praticado deliberadamente qualquer ato que possa causar prejuízo ou ser contrário aos interesses públicos e da Empresa, primando-se sempre pela realização de ações éticas e socialmente corretas.

Todos devem ser tratados com respeito, cordialidade, civilidade, compromisso e igualdade, sem qualquer tipo de discriminação.

RELACIONAMENTO COM OS COLABORADORES

Todos devem tratar com respeito, cordialidade e civilidade os demais membros e colegas da Empresa, os parceiros, clientes e fornecedores ou qualquer pessoa que mantenha relação com a EZ.

Não deve ser realizada nenhuma manifestação de discriminação e/ou preconceito de qualquer natureza, dentre eles: raça, religião, idade, sexo, convicção política, nacionalidade, estado civil, orientação sexual, condição física, time de futebol, etc.. Todos devem ser tratados com igualdade.

RELACIONAMENTO COM CLIENTES E FORNECEDORES

Todas as relações comerciais com clientes e fornecedores deverão estar pautadas nas normas e exigências da Empresa, inclusive as contidas neste Código de Conduta e Compliance, bem como da(s) outra(s) parte(s) envolvidas na negociação. Os colaboradores devem respeitar as orientações descritas nos contratos comerciais, incluindo os direitos, os deveres, as obrigações e as responsabilidades das partes envolvidas no negócio, bem como as disposições sobre a posse e/ou comercialização de qualquer produto, processo, pesquisa, confidencialidade, documento ou propriedade intelectual desenvolvidos.

Todos devem se empenhar para atender aos requisitos e as expectativas dos clientes, fornecendo produtos e serviços de qualidade e buscando a melhor relação custo-benefício. Esta mesma postura deverá ser solicitada como prática dos fornecedores.

ACORDO DE CONFIDENCIALIDADE

Todas as informações da Empresa e/ou dos nossos clientes e parceiros deverão ser consideradas como informações confidenciais e deverão ser mantidas em absoluto sigilo, salvo quando existir orientação e autorização expressa da Empresa para a divulgação.

O sigilo das informações é de extrema importância para os clientes e parceiros, haja vista que qualquer quebra na obrigação de confidencialidade pode causar-lhes prejuízos imensos. Em razão disso, devem os colaboradores entender a magnitude dessas informações e se comprometer a mantê-las sempre protegidas, mesmo quando, por qualquer motivo, cessar o seu vínculo de trabalho com a Empresa. 

Para a proteção dessas informações, todos os colaboradores devem conhecer, cumprir e respeitar as disposições sobre confidencialidade contidas no contrato de trabalho firmado com a Empresa, bem como nos contratos de confidencialidade celebrados entre a Empresa seus clientes e parceiros. 

Além disso, os colaboradores devem se comprometer a, sempre que requerido por um cliente, assinar um contrato de confidencialidade específico para participação em um determinado trabalho/serviço a ser prestado, contrato este que deverá ser submetido aos seus superiores antes de ser assinado. O compromisso de confidencialidade é geral e único, todavia, poderá possuir suas próprias características, peculiares caso a caso.

A equipe de Sucesso do Cliente, ou a Ouvidoria Interna e/ou a Diretoria da Empresa ficam à disposição dos colaboradores sempre que maiores informações e esclarecimentos se fizerem necessários. 

Considera-se infração grave a violação a esta seção do Código de Conduta e Compliance ou às cláusulas de confidencialidade contidas no contrato de trabalho ou em qualquer outro acordo de sigilo assinado entre a Empresa e o colaborador.

PROPRIEDADE INTELECTUAL

Todo e qualquer bem, material ou imaterial, produzido na Empresa é de propriedade intelectual da Empresa, independentemente de quem o tenha criado, salvo se diversamente acordado em contrato, não sendo permitida cópia, impressão ou qualquer forma de apropriação do respectivo material para uso pessoal.

Os colaboradores são responsáveis pela proteção e integridade da propriedade intelectual da Empresa.

Cumpre destacar também a necessidade de autorização expressa da Empresa para a utilização de logomarcas em qualquer produto e/ou meio de comunicação.

CONFLITO DE INTERESSES 

Todas as decisões e ações de negócios devem se basear exclusivamente nos interesses da Empresa e não podem ser motivadas por considerações pessoais ou relacionamentos. No entanto, os colaboradores são solicitados a revelar quaisquer situações que possam indicar conflito de interesses. A seguir são descritas algumas das situações que podem causar conflito de interesses:

• É vedada a todo e qualquer colaborador a utilização indevida de influência e/ou informações privilegiadas em benefício próprio ou de outrem e em detrimento dos interesses/negócios da Empresa ou acarretando possíveis danos e prejuízos a esta ou a terceiros.
• O colaborador deve comunicar à sua gerência imediata e ao setor de Pessoas & Cultura quaisquer atividades paralelas que possua que possam ser conflitantes com as atividades da Empresa ou com a sua jornada diária de trabalho.
• O colaborador deve comunicar à sua gerência imediata e ao setor de Pessoas & Cultura, a existência de relação de subordinação ou mesmo de atuação de parentes de primeiro e segundo grau (Ex. pais, irmãos, filhos, cônjuges e companheiros) na Empresa, inclusive na participação em processo de seleção, sendo proibida a atuação do colaborador em mesma área de atuação, de modo que o referido vínculo parentesco, possa direta ou indiretamente causar possíveis danos, prejuízos ou conflito com os interesses da Empresa. 
• O recebimento de presentes ou convites para eventos com despesas custeadas por clientes e fornecedores que possam caracterizar vantagens pessoais, somente poderá ser aceito mediante prévia aprovação da Diretoria da Empresa.

Sempre que tiver dúvida sobre se determinada ação ou situação enseja conflito de interesse, deve o colaborador procurar o seu gerente, ou o Setor de Gente & Gestão, ou a Ouvidoria Interna, ou a Diretoria da Empresa, para buscar orientações.

PRÁTICAS DE COMPROMISSOS CONTRATUAIS

Toda e qualquer decisão para celebrar compromisso contratual que gere direitos e obrigações para a Empresa, deverá ser tomada com base única e exclusivamente nos interesses da Empresa. 

Todos os acordos comerciais devem ser devidamente documentados, com identificação clara dos serviços ou produtos a serem fornecidos, das condições de pagamento, do custo e da aplicação de taxas. O valor do pagamento deve corresponder exatamente aos serviços ou produtos documentados e fornecidos.   

PRÁTICAS CONTRA SUBORNOS E PROPINAS

Todos os parceiros comerciais da Empresa, principalmente clientes, fornecedores e parceiros estratégicos, devem ser tratados de forma justa e ética. A relação com todos os parceiros comerciais deve se basear exclusivamente em critérios objetivos, principalmente de qualidade, confiabilidade, preços competitivos, além do cumprimento das normas ambientais, sociais e de governança corporativa. 

A Empresa está estritamente comprometida com o combate a qualquer tipo de corrupção. Portanto, a Empresa proíbe seus colaboradores, agentes e terceiros que atuem em nome da Empresa de se envolverem em qualquer forma de suborno. 

Ao lidar com parceiros comerciais ou oficiais de governo, nunca se deve solicitar, ou aceitar qualquer coisa de valor (por exemplo, dinheiro, presentes, entretenimento ou qualquer benefício pessoal) que possa ser interpretada como uma tentativa de influenciar ou induzir as decisões comerciais. Igualmente, os colaboradores de outras empresas ou oficiais do governo nunca devem receber benefícios pessoais ou promessas de benefícios pessoais para obter ou reter o negócio ou obter qualquer vantagem imprópria para a Empresa. Assim:

• Os colaboradores da Empresa não podem oferecer, direta ou indiretamente, qualquer pagamento indevido que possa caracterizar prática de corrupção, suborno ou “propina” em suas relações com clientes, fornecedores e demais órgãos, sejam eles públicos ou privados. 
• Também não é permitido solicitar, sugerir e/ou aceitar qualquer tipo de remuneração financeira, comissão, doação ou vantagem, em caráter eventual ou não, oriundo de clientes, fornecedores, parceiros ou terceiros. Casos excepcionais terão que ser previamente analisados individualmente pela Diretoria da Empresa. 
• Os pagamentos ou recebimentos de “facilitação” ou de “propina” (ou seja, pequenos benefícios pecuniários ou não para que o funcionário facilite os procedimentos administrativos ou atos oficiais como, por exemplo, recebimento de qualquer tipo de remuneração não prevista em contrato) não são permitidos. Contudo, se a recusa em efetuar pagamentos de facilitação colocar a segurança pessoal do colaborador em risco, o colaborador poderá efetuar o pagamento, mas logo depois deverá informar seu gerente ou ao setor de Gente & Gestão, ou a equipe de Comunicação Institucional, ou a Diretoria.

Todos os colaboradores deverão estar cientes, conhecer e entender os termos da Lei brasileira nº 12.846/2013 (Lei Federal Anticorrupção), encontrável na internet, bem como de quaisquer outras disposições anticorrupção aplicáveis, inclusive decorrentes da legislação estrangeira, em especial o Foreign Corrupt Pratices Act (FCPA) e o UK Bribery Act de 2010 (UK BRIBERY ACT), comprometendo-se a se abster de praticar qualquer atividade que constitua violação das disposições das regras anticorrupções contidas nesses e em quaisquer dispositivos legais. 

Todos os colaboradores deverão informar seus gerentes e a Diretoria da Empresa se um parceiro comercial ou oficial do governo oferecer ou solicitar qualquer benefício pessoal.

AMBIENTE DE TRABALHO

É responsabilidade de todos os colaboradores zelar pela qualidade do ambiente de trabalho, mantendo-o limpo e nas condições ideais de utilização.

Devem ser evitados ruídos que possam perturbar o ambiente de trabalho e/ou causar interferência no rendimento dos demais colaboradores (ex: músicas, toques de celular, conversas paralelas, reuniões nos corredores e áreas comuns, etc.).

PATRIMÔNIO

Todos os bens e instalações da Empresa destinam-se exclusivamente ao uso em atividades profissionais ligadas à Instituição; portanto, não devem ser usados para outros fins. É de responsabilidade de todos proteger o patrimônio da Empresa contra perda, danos ou roubo e zelar pelo seu bom uso e pela sua conservação.

USO DOS SISTEMAS ELETRÔNICOS DE COMUNICAÇÃO

A Empresa permite o uso moderado dos sistemas eletrônicos de comunicação (Internet, Messenger, WhatsApp, Skype, Redes Sociais, etc.), desde que não atrapalhe o andamento dos trabalhos.

É proibido o uso dos sistemas eletrônicos de comunicação para acesso a sites ilegais, pornográficos, jogos de azar, envio de correntes, spam ou qualquer outro tipo de mensagem de conteúdo pejorativo. 

É reservado à Empresa o direito de monitorar o uso dos recursos de informática e disponibilizar informações/relatórios para ações administrativas e de gestão institucional.

ORIENTAÇÕES DE COMUNICAÇÃO PARA AS REDES SOCIAIS

Blogs pessoais, sites e discussões em mídias sociais como Facebook, LinkedIn, Instagram e Twitter não devem revelar informações confidenciais ou que exponham a imagem da Empresa, de clientes, de fornecedores ou de parceiros. 

Os colaboradores também devem evitar se envolver em atividades na Internet que possam levar a Empresa a descrédito, bem como postar comentários depreciativos ou ofensivos (de alguma forma o nome do colaborador pode ser relacionado ao da Empresa).

Nas mídias sociais é importante diferenciar a presença da Empresa da persona do colaborador enquanto pessoa natural; neste último caso, o funcionário deve falar em primeira pessoa e usar a própria voz, trazendo sua personalidade para a frente. 

Em caso de dúvida sobre o que pode ser desaconselhável ou confidencial, os colaboradores devem consultar o seu gerente imediato, o setor de Gente & Gestão, a Ouvidoria Interna ou a Diretoria da Empresa.

ASSÉDIO E ABUSO DE PODER

Não é permitida na Empresa qualquer manifestação de assédio moral, sexual ou qualquer outra ação que caracterize constrangimento ou ameaça. 

Não é tolerada a utilização indevida do cargo/função, seja para destratar, constranger, intimidar e/ou agredir qualquer indivíduo. Também não é tolerado que qualquer colaborador destrate, constranja, intimide e/ou agrida um outro colaborador, ou cliente, parceiro ou fornecedor da empresa,

O colaborador que se sentir assediado e/ou agredido deverá procurar a área de Gente & Gestão, a Ouvidoria Interna e/ou a Diretoria da Empresa para que lhe seja prestada a devida assistência.

USO DE ÁLCOOL E DROGAS ILÍCITAS

A Empresa permite o consumo moderado de bebida alcoólica, fora do horário de expediente, desde que, não prejudique as suas atividades laborais.

É terminantemente proibido o uso de drogas ilícitas durante a jornada de trabalho, assim como não será permitido o acesso às instalações da Empresa portando tal substância e/ou em estado alterado pelo uso desta. 

VIOLAÇÕES E PENALIDADES

A violação aos princípios e às normas deste Código de Conduta e Compliance será analisada de forma criteriosa pela área de Gente & Gestão, por uma Comissão de Ética e pela Diretoria da Empresa, podendo o infrator incorrer em medidas disciplinares previstas na legislação e nas relações contratuais aplicáveis. 

DISPOSIÇÕES FINAIS

O controle e a alteração do Código de Conduta e Compliance são de responsabilidade da Diretoria da Empresa.

Este código também está disponível para consulta a qualquer momento no diretório da empresa e pode sempre ser solicitado à área de Pessoas & Cultura ou à Diretoria da Empresa.

Em caso de dúvidas sobre o Código de Conduta e Compliance, deverá ser consultado o gerente imediato, o setor de Pessoas & Cultura, a Ouvidoria Interna ou a Diretoria da Empresa.