Conscientização e Educação em Ética e Compliance

Introdução

O Código de Conduta e Compliance é um instrumento destinado à orientação para o comportamento de todos os colaboradores da Empresa, sejam eles empregados, estagiários, bolsistas, prestadores de serviços, terceiros ou integrantes dos empreendimentos e projetos da Empresa, doravante genericamente chamados de “colaboradores”. As normas aqui estabelecidas devem ser interpretadas dentro do contexto específico de cada grupo, respeitando as especificidades de sua atuação e os níveis hierárquicos correlatos. Este código não pretende esgotar todas as possibilidades e situações do cotidiano dos colaboradores, mas destacar pontos relevantes que servirão de referência para nortear as iniciativas e decisões tomadas no dia a dia. A EZ SOFT conta com você para manter nossa cultura de integridade e inovação em todas as ações.

Objetivo

Orientar, de forma simples e direta, sobre a conduta esperada dos colaboradores e demais membros ligados à EZ, baseando-se em nossa visão, missão, valores, princípios e mindset.

Identidade Organizacional

Missão

Nossa missão é liderar a inovação no mercado de tecnologia de chatbots inteligentes, ajudando empresas a crescer e simplificar suas interações com os clientes. Nos comprometemos a criar soluções que não só aliam inteligência e tecnologia, mas também melhoram a experiência do usuário, garantindo acessibilidade e facilidade de uso. Estamos dedicados a manter a excelência em nossos produtos e práticas, enquanto adotamos uma abordagem ética e socialmente responsável em todas as nossas operações.

Visão

Até 2030, ser reconhecida nacionalmente como uma empresa líder em tecnologia no segmento de desenvolvimento de Chatbots Inteligentes, definindo o padrão em inovação, qualidade e experiência do cliente. Nosso objetivo é revolucionar a interação entre empresas e consumidores através de soluções de chatbot que sejam não apenas tecnologicamente avançadas, mas também intuitivas, acessíveis e centradas no usuário.

Valores

• Nós nos importamos com Resultados Inovadores
  Estamos comprometidos em gerar resultados notáveis, tanto para nossa empresa quanto para nossos clientes, através de soluções inovadoras. Nosso foco está na excelência, no uso de tecnologia avançada e na liderança de mercado, refletindo nosso objetivo de ser reconhecidos nacionalmente pela nossa inovação e qualidade.
• Nós nos esforçamos para a Excelência e Inovação Contínua
  Nossa motivação é impulsionada pela missão de sempre agir com paixão, entusiasmo e forte ética de trabalho. Buscamos incansavelmente a perfeição, comprometendo-nos com o aprendizado contínuo e a inovação. Nosso objetivo é criar soluções que não apenas atendam, mas superem as expectativas, alinhando-se com nossa visão de definir padrões em qualidade e experiência do usuário.

Mindset da EZ SOFT

A EZ SOFT cultiva um mindset que reflete nosso compromisso com o crescimento individual e coletivo, orientado pelos seguintes princípios:

• Ter “Senso de Dono”: Assumir a responsabilidade como se a empresa fosse sua, cuidando de cada detalhe com dedicação.
• Ser Determinado: Persistir diante de desafios, buscando sempre alcançar os objetivos propostos.
• Ser Disciplinado: Manter consistência e foco nas tarefas, respeitando prazos e compromissos.
• Ter Ambição, Pensar Grande: Vislumbrar oportunidades de expansão e inovação em larga escala.
• Ser Motivado: Encontrar inspiração interna para superar obstáculos e entregar resultados.
• Pensar e Agir de Maneira Otimista: Adotar uma postura positiva que impulsione soluções e resiliência.
• Ser Solucionador de Problemas: Proativamente identificar e resolver questões, contribuindo para a eficiência da equipe.
• Saber Trabalhar em Equipe, Colaborar!: Valorizar a colaboração como base para o sucesso coletivo.
• Associar-se às Pessoas Certas: Construir redes de relacionamento com indivíduos e parceiros alinhados aos nossos valores.
• Ter Autodisciplina, Saber Gerenciar seu Tempo, Você é o Seu Patrão: Exercer controle sobre o próprio tempo e prioridades, assumindo a autogerência.
• Ter Foco em Alta Performance: Buscar a excelência em todas as entregas, alinhando-se aos padrões da EZ SOFT.
• Aceitar a Responsabilidade: Reconhecer o impacto de suas ações e assumir a conta pelos resultados.
• Pensar como Quiser, Fazer o que Quiser, mas não Culpar Ninguém pelos seus Resultados: Incentivar a liberdade criativa com accountability pessoal.

Compromisso Essencial

Todos os colaboradores da Empresa assumem o compromisso de conhecer e cumprir integralmente as orientações contidas neste Código de Conduta e Compliance e nas demais normas e procedimentos estabelecidos pela Empresa. É fundamental que todos ajam corretamente, de maneira honesta, justa e ética em todas as situações, mesmo quando as circunstâncias pareçam desfavoráveis.

Além disso, é de suma relevância que cada colaborador tenha ciência da importância da sua função e do valor que o seu trabalho possui para a Empresa e para os clientes, devendo estar sempre atento ao impacto que as suas decisões e ações podem causar à organização como um todo.

Orientações de Conduta

A seguir estão descritas orientações a respeito das principais atitudes e iniciativas esperadas dos colaboradores da Empresa, além de algumas condutas inaceitáveis.

Ambiente de Trabalho e Respeito

• Todos devem contribuir para a integração e a transferência de conhecimentos em Tecnologias da Informação, ressalvados os acordos de confidencialidade existentes.
• Jamais deve ser praticado deliberadamente qualquer ato que possa causar prejuízo ou ser contrário aos interesses públicos e da Empresa, primando-se sempre pela realização de ações éticas e socialmente corretas.
• Todos devem ser tratados com respeito, cordialidade, civilidade, compromisso e igualdade, sem qualquer tipo de discriminação, incluindo raça, religião, idade, sexo, convicção política, nacionalidade, estado civil, orientação sexual, condição física ou preferências pessoais.
• Não é permitida qualquer manifestação de assédio moral, sexual ou outra ação que caracterize constrangimento ou ameaça. A utilização indevida do cargo/função para destratar, constranger, intimidar ou agredir é intolerável, assim como qualquer comportamento semelhante entre colaboradores, clientes, parceiros ou fornecedores. O colaborador que se sentir assediado ou agredido deverá procurar o Gestor da Área, a Ouvidoria Interna ou a Diretoria da Empresa para assistência.

Relacionamento com Clientes e Fornecedores

Todas as relações comerciais com clientes e fornecedores deverão estar pautadas nas normas e exigências da Empresa, inclusive as contidas neste Código de Conduta e Compliance, bem como nas diretrizes da Política Anticorrupção da EZ SOFT, e nas disposições das partes envolvidas na negociação. Os colaboradores devem respeitar as orientações descritas nos contratos comerciais, incluindo direitos, deveres, obrigações, responsabilidades e disposições sobre posse, comercialização, pesquisa, confidencialidade, documentos ou propriedade intelectual desenvolvidos.

Todos devem se empenhar para atender aos requisitos e expectativas dos clientes, fornecendo produtos e serviços de qualidade e buscando a melhor relação custo-benefício. Esta mesma postura deverá ser solicitada como prática dos fornecedores.

Acordo de Confidencialidade

Todas as informações da Empresa e/ou dos clientes e parceiros devem ser consideradas confidenciais e mantidas em absoluto sigilo, salvo autorização expressa da Empresa para divulgação.

O sigilo é essencial para evitar prejuízos a clientes e parceiros, exigindo que os colaboradores compreendam sua magnitude e se comprometam a protegê-las, mesmo após o término do vínculo com a Empresa.

Todos devem conhecer, cumprir e respeitar as disposições de confidencialidade nos contratos de trabalho e nos acordos celebrados com clientes e parceiros. Quando requerido por um cliente, o colaborador deve assinar um contrato de confidencialidade específico, submetendo-o ao Gestor da Área antes da assinatura, respeitando características peculiares de cada caso.

O Gestor da Área, a Ouvidoria Interna e a Diretoria da Empresa estão à disposição para esclarecimentos. A violação desta seção ou das cláusulas de confidencialidade é considerada infração grave.

Propriedade Intelectual

Todo e qualquer bem, material ou imaterial, produzido na Empresa é de propriedade intelectual da Empresa, salvo acordo diverso em contrato, sendo proibida cópia, impressão ou apropriação para uso pessoal.

Os colaboradores são responsáveis pela proteção e integridade da propriedade intelectual, sendo necessária autorização expressa da Empresa para uso de logomarcas em produtos ou meios de comunicação.

Conflito de Interesses

Todas as decisões e ações de negócios devem se basear exclusivamente nos interesses da Empresa, sem motivações pessoais ou relacionamentos. Os colaboradores devem revelar situações que indiquem conflito de interesses, incluindo:

• Utilização indevida de influência ou informações privilegiadas em benefício próprio ou de terceiros, em detrimento da Empresa.
• Atividades paralelas conflitantes com as da Empresa ou a jornada de trabalho, a serem comunicadas ao Gestor da Área.
• Relações de subordinação ou atuação de parentes de primeiro e segundo grau (ex.: pais, irmãos, filhos, cônjuges) na Empresa, especialmente em processos de seleção, sendo proibida atuação na mesma área se houver risco de danos ou prejuízo.
• Recebimento de presentes ou convites custeados por clientes e fornecedores que caracterizem vantagens pessoais, permitido apenas com aprovação prévia da Diretoria.
  Em caso de dúvida, o colaborador deve consultar o Gestor da Área, a Ouvidoria Interna ou a Diretoria da Empresa.

Práticas de Compromissos Contratuais

Toda decisão para celebrar compromisso contratual que gere direitos e obrigações para a Empresa deve ser tomada exclusivamente com base nos interesses da Empresa.

Todos os acordos comerciais devem ser devidamente documentados, com identificação clara de serviços ou produtos, condições de pagamento, custo e aplicação de taxas, assegurando que o valor pago corresponda exatamente aos serviços ou produtos fornecidos.

Práticas contra Subornos e Propinas

Todos os parceiros comerciais (clientes, fornecedores, parceiros estratégicos) devem ser tratados de forma justa e ética, com base em critérios objetivos de qualidade, confiabilidade, preços competitivos e cumprimento de normas ambientais, sociais e de governança corporativa.

A Empresa proíbe seus colaboradores, agentes e terceiros de se envolverem em qualquer forma de suborno, conforme diretrizes da Política Anticorrupção da EZ SOFT.

Ao lidar com parceiros comerciais ou oficiais de governo, é vedado solicitar ou aceitar qualquer coisa de valor (ex.: dinheiro, presentes, entretenimento, benefícios pessoais) que influencie decisões comerciais. Da mesma forma, é proibido oferecer ou prometer benefícios pessoais para obter ou reter negócios ou vantagens impróprias. Assim:

• Não é permitido oferecer pagamentos indevidos que caracterizem corrupção, suborno ou propina em relações com clientes, fornecedores ou órgãos públicos/privados.
• Não é permitido solicitar, sugerir ou aceitar remuneração, comissão, doação ou vantagem, salvo casos excepcionais analisados pela Diretoria.
• Pagamentos de facilitação ou propina (ex.: benefícios para agilizar atos oficiais) são proibidos, salvo em risco à segurança pessoal, caso em que o colaborador deve informar imediatamente o Gestor da Área ou a Diretoria.
  Todos devem conhecer a Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção), o Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) e o UK Bribery Act de 2010, abstendo-se de práticas violadoras. Qualquer oferta ou solicitação de benefício pessoal por parceiros comerciais ou oficiais de governo deve ser reportada ao Gestor da Área e à Diretoria.

Ambiente de Trabalho

É responsabilidade de todos os colaboradores zelar pela qualidade do ambiente de trabalho, mantendo-o limpo e em condições ideais de utilização. Devem ser evitados ruídos (ex.: músicas, toques de celular, conversas paralelas, reuniões em áreas comuns) que perturbem o rendimento da equipe.

Patrimônio

Todos os bens e instalações da Empresa destinam-se exclusivamente a atividades profissionais, sendo proibido seu uso para outros fins. É dever de todos proteger o patrimônio contra perda, danos ou roubo, zelando por seu bom uso e conservação.

Uso dos Sistemas Eletrônicos e Comunicação

A Empresa permite o uso moderado de sistemas eletrônicos (Internet, Messenger, WhatsApp, Skype, Redes Sociais), desde que não comprometa o andamento dos trabalhos. É proibido acessar sites ilegais, pornográficos, jogos de azar, enviar correntes, spam ou mensagens pejorativas. A Empresa reserva-se o direito de monitorar o uso de recursos de informática, disponibilizando relatórios para ações administrativas e de gestão.

Orientações de Comunicação para Redes Sociais

Blogs pessoais, sites e discussões em mídias sociais (Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter) não devem revelar informações confidenciais ou expor a imagem da Empresa, clientes, fornecedores ou parceiros. Os colaboradores devem evitar atividades na Internet que prejudiquem a reputação da Empresa ou postar comentários depreciativos/ofensivos. A presença da Empresa deve ser diferenciada da persona do colaborador, que deve usar a primeira pessoa e sua voz pessoal. Em caso de dúvida sobre confidencialidade, consultar o Gestor da Área, a Ouvidoria Interna ou a Diretoria da Empresa.

Treinamento

Como parte do Programa de Conformidade, todos os colaboradores devem realizar treinamento anual sobre ética e compliance, incluindo este Código. O treinamento será distribuído via WhatsApp "EZ SOFT | Geral" e links no site, com gravações acessíveis para consulta.

Violações e Penalidades

A violação aos princípios e normas deste Código será analisada de forma criteriosa pela Diretoria da Empresa, com apoio do Gestor da Área, em até 15 dias, garantindo direito de defesa ao infrator. As medidas disciplinares, previstas na legislação e nas relações contratuais aplicáveis, podem incluir advertências ou rescisão, dependendo da gravidade.



Disposições Finais

O controle e a alteração do Código de Conduta e Compliance são de responsabilidade da Diretoria da Empresa. Este código estará disponível no site da EZ SOFT e será distribuído via WhatsApp "EZ SOFT | Geral". Em caso de dúvidas, o colaborador deve consultar o Gestor da Área, a Ouvidoria Interna ou a Diretoria da Empresa. Juntos, mantemos a EZ SOFT como referência em ética e inovação.